Zeitfresser ade!
Zeitmanagement-Tipps für einen effizienten Start in den Herbst
Die Ferien neigen sich dem Ende zu, der Schul-, Universitäts- und Arbeitsherbst steht vor der Tür. Im Urlaub gelingt es meist leicht, zu entspannen, aufzutanken und die Seele baumeln zu lassen, doch oft alleine die Vorstellung vom aufgestauten Arbeitspensum nach dem Urlaub genügt, um psychische und körperliche Stressreaktionen zu triggern.
Eine wichtige Kompetenz, um Stress erst gar nicht aufkommen zu lassen und den Work-Flow produktiv zu gestalten ist gezieltes, individuell angepasstes Zeit- und Selbstmanagement.
6 Tipps für einen produktiven Herbstbeginn:
1) BESTANDSAUFNAHME: Wo bleibt meine Zeit?
2) LEISTUNGSKURVE & CHRONOBIOLOGIE: Produktive Phasen gezielt nutzen
3) EISENHOWER-MATRIX: Prioritäten setzen & Zeitfresser eliminieren
4) ALPEN-METHODE: Strukturierte Tagesplanung
5) FOKUS & FLOW: Konzentration & Glücksgefühle
6) INSTANT-ENERGIZERS: Pausen zum Auftanken nutzen
1) BESTANDSAUFNAHME: Wo bleibt meine Zeit?
Wichtig zu Beginn ist eine Analyse der Ist-Situation: Notieren Sie an einigen (repräsentativen) Arbeits-Tagen, was Sie wann und in welcher Zeit tun - hierbei kommt man meist schon einigen “Zeitfressern” auf die Spur! Insbesondere hilfreich hierfür kann auch sein, “Digital-Wellbeing” bzw. “Geräte-Nutzungsdauer” in den Einstellungen des eigenen Mobiltelefones zu nutzen, wo auf einem Blick abgelesen werden kann, welche App wie lange benutzt wurde. Sich bewusst zu machen, wieviel Zeit man wirklich für entbehrliche Telefonate, WhatsApp, Youtube, Social-Media & Co pro Tag “verschwendet” ist ein wichtiger Schritt, mehr Zeit für wirklich Wesentliches zur Verfügung zu haben. Frei nach dem Motto: Zeit hat man nicht, Zeit nimmt man sich!
2) LEISTUNGSKURVE & CHRONOBIOLOGIE: Produktive Phasen gezielt nutzen
Wir alle erleben im Tagesverlauf Phasen von besonderer Produktivität bis hin zu Erschöpfungsphasen – welche sich meist um die Mittagszeit und gegen Abend einstellen. Diese Phasen können individuell verschieden sein (siehe Chronotypen), aber wenige Menschen können ihre Arbeitszeiten diesen Leistungphasen anpassen. Wenn Sie nun Ihrem “Schnitzelkoma” nicht mit einem (wissenschaftlich belegten leistungssteigernden) Powernap[1] begegnen können, ist es sinnvoll, anspruchsvolle Tätigkeiten auf die leistungsstarken Zeiten zu verlegen und Telefonate, direkte Kommunikation und Arbeiten, die keine hohe Konzentration erfordern, auf die restliche Zeit zu verteilen.
https://karrierebibel.de/leistungskurve/
Zur Ermittlung des individuellen Leistungszyklus kann es hilfreich sein, die eigene Chronobiologie zu berücksichtigen, denn verschiedene Chronotypen haben auch unterschiedliche Leistungsphasen. Bereits im Mutterleib wird genetisch festgelegt ob man eher ein Frühaufsteher oder ein Abendmensch ist. Hierzu mehr im Artikel: “Chronobiologie – Wie Sie Ihre innere Uhr nutzen”[2]
3) EISENHOWER-MATRIX: Prioritäten setzen & Zeitfresser eliminieren
Nehmen Sie sich Zeit, um sich in Ruhe bewusst zu werden: Was ist mir wirklich wichtig im Leben und wie richte ich mich und meine Zeit am besten danach aus?
Mit Hilfe der sogenannten Eisenhower-Matrix kann man Aufgaben in die Kategorien “wichtig”/”nicht wichtig” sowie “dringend”/”nicht dringend” unterteilen. Daraus ergeben sich vier Aufgabenfelder (in alphabetischer Reihenfolge gekennzeichnet) in denen A höchste Priorität darstellt und D praktisch vernachlässigt werden kann.
Als Alarmsignal kann D insbesondere in unserem Zeitalter der “Digitalen Demenz” für das Zuviel an digitalen Medien stehen. Manfred Spitzer[3] beschreibt seine Forschungsergebnisse diesbezüglich als alarmierend: der Missbrauch digitaler Medien macht süchtig, raubt uns wertvolle Arbeitszeit und schadet langfristig Körper und Geist (Aufmerksamkeitsdefizite, Ängste, Abstumpfung, Schlafstörungen, Depressionen, Übergewicht etc. )
Abhilfe kann hier die Bewusstmachung bei der Bestandsaufnahme (siehe Tipp 1) und dann die konsequente Eliminierung der überflüssigen, digitalen Zeitfresser schaffen (siehe Aktualisierung der Matrix in roter Schrift). Weiters sollen die wichtigen B-Prioritäten keinesfalls vernachlässigt, sondern rechtzeitig Zeit dafür eingeplant werden.
4) ALPEN-METHODE: Strukturierte Tagesplanung
Ich persönlich verwende hierfür lediglich meinen Google-Terminkalender und eine To- Do-Liste, die ich entweder schon am Vorabend oder am Morgen für meinen Tages-Plan erstelle. Eine weitere, praktische Methode ist die von Lothar J. Seiwert[4] entwickelte, sogenannte ALPEN-Methode, deren Ziel es ist, in 5 Arbeitsschritten zu einem gut strukturierten Tagesplan zu kommen:
Quelle: https://www.ionos.at/startupguide/produktivitaet/zeitmanagement-methoden/
Aufgaben definieren: To-Do-Liste als Übersicht über die zu erledigenden Aufgaben anlegen.
Länge einschätzen: Notieren Sie neben den einzelnen Aufgaben die dafür voraussichtlich benötigte Dauer. Die Summe der verplanten Zeit lässt darauf schließen, ob das geplante Tagespensum realistisch zu bewältigen ist.
Pufferzeiten einplanen: Nur 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit sollte verplant und 40 Prozent für Unvorhergesehenes sowie soziale Aktivitäten (und Pausen) reserviert werden.
Entscheidungen treffen: Entscheiden Sie, womit Sie beginnen und was in Folge bearbeitet werden soll. Hierfür können Sie auch wieder auf Ihre Eisenhower-Matrix zurückgreifen.
Nachkontrolle: Überprüfen Sie abends, ob Ihre Planung erfolgreich war und die Ziele erreicht wurden, Unerledigtes übertragen werden soll oder andere Vorgangsweisen vorteilhafter erscheinen.
5) FOKUS & FLOW: Konzentration & Glücksgefühle
Multitasking ist ein Mythos – unser Gehirn kann auch gut trainiert immer nur eine Sache auf einmal erledigen[5]. Insbesondere Medien-Multitasking kann sich sogar negativ auf Gedächtnis und Konzentration auswirken.[6] Grundvoraussetzung für produktives Arbeiten bis hin zum freudigen Schaffensrausch im “Flow”[7] ist es daher, die eigene Energie mittels ungeteilter Aufmerksamkeit – fokussierter Konzentration – zu bündeln und Ablenkungen auf ein Minimum zu beschränken. Im optimalen inneren Zustand einer “Flow-Erfahrung” herrscht Ordnung im Bewusstsein, die eben dann eintritt, wenn unsere Aufmerksamkeit auf ein realistisches Ziel fokussiert ist und wir uns überdies der Aufgabe gewachsen fühlen.
Um dieses ungestörte Arbeiten für wichtige oder kreative Tätigkeiten sicherzustellen, kann es nötig sein, sich für einen gewissen Zeitraum gezielt abzuschirmen und beispielsweise das Telefon umzuleiten.
6) INSTANT-ENERGIZERS: Energie tanken in den Pausen!
ATMEN: Fenster öffnen und einige Male tief durchatmen erhöht die Sauerstoffzufuhr.
TRINKEN: Wasser trinken verbessert die Durchblutung und Herz-Kreislauftätigkeit, beugt Dehydration in geschlossenen, geheizten Räumen vor.
ESSEN: Ein gesunder Snack der Katogorie “Brainfood”[8] (beispielsweise: Nüsse, Obst, Vollkornprodukte) fördert optimale Gehirnfunktion, Konzentration und Lernfähigkeit.
ENTSPANNEN: Atem-, Dehnungs- und Achtsamkeitsübungen, Yoga, Meditation, Progressive Muskelrelaxation nach Jacobsen, Power-Napping oder ganz einfach Tagträumen – mit bewusster Entspannung und der Technik Ihrer Wahl aktivieren Sie Ihren Parasympathikus und schaffen damit den nötigen Ausgleich für Ihr vegetatives Nervensystem.[9]
Gerne unterstütze ich Sie bei der Umsetzung Ihres persönlichen Zeit-und Selbstmanagements mit weiteren wirksamen Werkzeugen und Tipps.
[2] https://karrierebibel.de/chronobiologie-chronotyp/
[3] Spitzer, M.: Digitale Demenz: Wie wir uns und unsere Kinder um den Verstand bringen
[4] Seiwert L.: Mehr Zeit für das Wesentliche - Besseres Zeitmanagement mit der SEIWERT-Methode; Redline Wirtschaft, Frankfurt/Main, 10. Auflage 2005,
[7] Csikszentmihalyi M.: FLOW – Das Geheimnis des Glücks, Klett-Cotta, 12.Auflage, 2005
[8]https://www.vis.bayern.de/ernaehrung/ernaehrung/ernaehrung_allgemein/essen_und_gehirn.htm
[9] https://de.wikipedia.org/wiki/Vegetatives_Nervensystem
NOTE: THIS ARTICLE IS ONLY PUBLISHED IN GERMAN
